Foleta (Xedule) en Capisci (Datapas):
nu volledig in sync.

Eén doorlopende gegevensstroom tussen formatie en begroting. Geen dubbele invoer. Zo ben jij in control.

Plan een demo Bekijk de video

Formatie (Foleta)

Formatie

Formatie 2027

Leerlingen

Medewerkers

Formatieoverzicht

Koppelversie

Begroting 2027

Concept 2

Koppeling / Betrekkingen synchroniserenBegroting 2027

Koppelversie2027Begroting 2027

Openstaand0 wijz.klaar om door te zetten

Verschillen0na synchronisatie

StatusIn syncFormatie ⇄ Capisci

Formatie · Foleta

Docent~~0,6~~0,8 wtf

Docent~~1,0~~0,9 wtf

Onderw.assistent~~0,5~~0,6 wtf

Begroting · Capisci

Personele lastenbijgewerkt

Meerjarenbegrotingbijgewerkt

Schaal en tredeterug naar Foleta

Voorbeeldweergave

Activiteit

Koppelversie gekozenFoleta

Formatie opgehaaldCapisci

Begroting bijgewerktCapisci

Betrokken

Schoolleiding

Controller

Bestuur

Twee systemen. Eén waarheid.

In Formatie (Foleta) staat de werkelijkheid voor volgend schooljaar: wie werkt hier, voor hoeveel uur, met welke aanstelling. In Capisci staat de begroting: wat mag dat kosten? Tot nu toe moest jij zelf die brug slaan. Een aanstelling wijzigt in Formatie (Foleta) → handmatig overnemen in Capisci. Er komt een subsidie bij → apart bijwerken in de financiële module van Formatie (Foleta). Werk dat erbij komt, totdat het niet meer bijgehouden wordt en de cijfers alleen nog in de eerste maanden kloppen.

Deze koppeling lost dat op: wat je in Formatie (Foleta) vastlegt en wat je in Capisci aanpast, werken elkaar voortaan automatisch bij. Niet één keer per jaar, maar bij elke wijziging.

Je werkt met de werkelijke personeelslasten per medewerker, nooit meer een schatting of gemiddelde

Een subsidie of budgetwijziging komt vanzelf mee, in plaats van dat je het met de hand moet overnemen

Je typt iets nog maar één keer in, de rest werkt zichzelf bij

Twee leveranciers. Samen sterker.

Krimp, krappe budgetten en wegvallende subsidies vragen om wendbaarheid. Die begint bij de grootste kostenpost: personeel. Daarom werken Xedule en Datapas samen.

Xedule · formatie

Xedule kent de formatie

Foleta is waar schoolleiders het budget in balans brengen met het aangestelde en benodigde personeel.

Product: Foleta

Datapas · financiën

Datapas kent de financiën

Capisci is waar controllers en bestuur begroten, prognosticeren en sturen.

Product: Capisci

Samen sluiten we de keten. Eén doorlopende gegevensstroom tussen formatie en begroting.

De mensen achter de koppeling

Achter Foleta (Xedule) en Capisci (Datapas) zitten twee teams die het onderwijs van binnenuit kennen.

Samen in cijfers

20+jaar ervaring in de branche

400+onderwijsinstellingen

100+collega's

35+jaar ervaring

400+schoolbesturen

1,3 mlnleerlingen en studenten

Met deze vijf stappen ben jij in control

De schermen die je ook in het systeem ziet. Klik op een stap om hem te bekijken.

Zo werkt de koppeling

Formatie en begroting in sync, in 1,5 minuut.

Wat levert het jou op?

Niet alleen de formatiebeheerder heeft er baat bij. Beide rollen gaan erop vooruit.

Voor de schoolleidingin Formatie (Foleta)

Formeer op basis van de werkelijke financiële ruimte, niet alleen op fte's: de actuele cijfers uit Capisci staan automatisch in de financiële module.
Werk met de werkelijke personeelslasten per medewerker, in plaats van een gemiddelde.
Nooit meer handmatig de financiële module bijwerken na een subsidie of budgetwijziging in Capisci.

Voor de controllerin Capisci

Begroot direct op de actuele, werkelijke formatie en niet op een verouderde import.
Geen handmatig overtypen meer van wijzigingen, zoals een aangepaste werktijdfactor.
In één oogopslag zien of de begroting al is doorgerekend en in balans is met de formatie.

Roadmap: onze stip op de horizon

De eerste versie is pas het begin. De roadmap bepalen we samen met jullie.

Nu beschikbaar

Geautomatiseerde werkprocessen

Formatie stroomt door naar Capisci. Werkelijke personeelslasten en de belangrijkste baten en lasten stromen terug naar Formatie (Foleta).

Volgende stap

Integraal managementdashboard

Onderzoeken welke rapportages uit Formatie (Foleta) relevant zijn om visueel weer te geven in de dashboardfunctionaliteit van Capisci.

Daarna

Meerjarige prognose en personeelsplanning

Meerjarige statistische prognose en strategische personeelsplanning voeden de meerjarenbegroting van Capisci.

Jouw input

Wordt bepaald door jouw input

Wat schoolbesturen tijdens het Customer Lab aangaven, nemen we hierin mee.

Voor scholen, door scholen

Heb jij zelf nog ideeën?

Tijdens het Customer Lab van 1 oktober gaven schoolbesturen zelf aan welke volgende stappen voor hen het belangrijkst zijn. Die input nemen we mee. Mis jij nog iets? Laat het ons hier weten.

Laat het ons weten

Veelgestelde vragen

Staat je vraag er niet tussen? Neem contact op.

Voor schoolbesturen die formeren in Formatie (Foleta) (Xedule) en begroten in Capisci (Datapas).

Je kunt de koppeling vanaf 1 november 2026 gebruiken.

Zie de vijf stappen en de video “Zo werkt de koppeling” hierboven voor de volledige stappen.

Van Formatie (Foleta) naar Capisci: de formatie: persoonsgegevens, contract, betrekking, organisatie en kostendrager, inclusief wijzigingen in de werktijdfactor. Van Capisci naar Formatie (Foleta): de werkelijke personeelslasten per medewerker (schaal en trede) en de belangrijkste baten en lasten, zoals rijksbijdragen, personeelslasten en materiële lasten.

Je salarisadministratie (bijvoorbeeld AFAS of Visma | Raet) laat zien wat er nu is vastgelegd en uitbetaald. Formatie (Foleta) kent de toekomstige formatie eerder en scherper: mobiliteit, verlof en verlengingen staan daar al in voordat ze in de salarisadministratie verwerkt zijn.

Capisci combineert beide. De werkelijke personeelslasten komen uit de salarisadministratie, de verwachte formatie uit Formatie (Foleta). Zo begroot je op wat er nu is én op wat eraan komt.

Begrotingen verschillen per school, bijvoorbeeld in hoe projecten, tijdelijke inkomsten en inhuur worden geboekt. Dit geldt natuurlijk ook voor de formatie. Bij de implementatie kijken we samen hoe de inrichting het beste aansluit om deze nieuwe koppeling volledig te benutten.

Eigenlijk het hele jaar door, maar op een paar momenten het meest:

Rond 1/2 oktober, bij het kopiëren naar het nieuwe schooljaar, want dit moment wordt nu vaak nog los bijgewerkt.
Doorlopend, zodra er iets wijzigt in de formatie (een nieuwe aanstelling, een wijzigende werktijdfactor) of in de begroting (een subsidie, een aanpassing).
Vanaf maart, bij de eerste herziening van de begroting op basis van de voorlopige aanmeldingen.
Rond 1 april, wanneer de aanmeldingen definitief zijn en het budget daarop wordt bijgesteld.
Na 1 april, als het formatieplan wordt vastgesteld en opnieuw moet aansluiten op de begroting.

Neem contact op met Xedule via info@xedule.nl of met Datapas via sales@datapas.nl om meer informatie te ontvangen over de kosten om de koppeling af te nemen en te implementeren.

Zien wat dit voor jouw school betekent?

Plan een demo in bij Xedule of Datapas. Werk je al met Capisci? Dan is Datapas je vaste aanspreekpunt.

Demo via Datapas Demo via Xedule

Of mail naar sales@datapas.nl of info@xedule.nl